Tajniki efektywnej komunikacji

Często zdarza się tak, że słuchamy i nie słyszymy, że mówimy, lecz nie jesteśmy zrozumiani. Dzieje się tak dlatego, że nasze umiejętności komunikowania się pozostawiają wiele do życzenia. Czy można jednak nauczyć się efektywnego komunikowania się? Oczywiście że tak, wystarczy tylko chcieć!

Po co nam komunikacja?

Funkcjonowanie człowieka w społeczeństwie jest trwale związane z komunikacją, określaną przez naukowców „warunkiem koniecznym istnienia struktur społecznych”. Żadna forma współdziałania ludzi, również w świecie biznesu, nie może obejść się bez komunikacji, która umożliwia wystąpienie interakcji. Zarówno realizacja celów jednostki, jak i całej grupy czy firmy, jest uwarunkowana skutecznym komunikowaniem się. Bez umiejętności w tym zakresie nie jest możliwe również zbudowanie porozumienia, rozwijanie się czy efektywne działanie.

Czy komunikacja to zwyczajna rozmowa?

Słowa „komunikacja” i „komunikowanie” mają wspólne pochodzenie etymologiczne. Łacińskie określenie tych pojęć „communicatio”, jest tłumaczone jako uczestnictwo, współudział, wzajemne udzielanie wiadomości itp.

Komunikowanie się jest najczęściej rozumiane jako przekazywanie wiadomości między nadawcą a odbiorcą. To tylko pozornie łatwy proces, o czym świadczyć mogą liczne nieporozumienia czy zafałszowania informacji odebranej. Kluczem do efektywnego komunikowania się jest świadomość, że pełny proces powinien być dwustronny – nadawca  przekazuje swój komunikat, a odbiorca odbierając go, reaguje w określony sposób i przekazuje nadawcy informację zwrotną. Komunikacja jest zatem sposobem odnoszenia się i wzajemnego oddziaływania, sposób zachowania się oraz mówienia.

Tak naprawdę komunikujemy się każdego dnia i to różnymi sposobami i na różnym poziomie. Dzięki temu możemy wyrazić emocje, przekazać niezbędne informację, czy też domagać się uwagi bądź określonych reakcji. Brak skutecznej komunikacji jest jedną z najpoważniejszych przyczyn braku skutecznego działania.

Zasady efektywnego komunikowania się

Efektywna komunikacja stanowi podstawę funkcjonowania człowieka w otoczeniu, dlatego proces ten stanowi przedmiot rozlicznych badań i analiz. W rezultacie możliwe było wyszczególnienie kilku reguł, ułatwiających i usprawniających proces komunikacji. Do najważniejszych, należą:

• zasada pierwszeństwa – informacje zarejestrowane w pierwszej kolejności silnie zapadają w pamięć i stanowią podstawę do formułowania trwałych opinii (np. przełożony, najważniejsze informacje na naradach powinien podawać jako pierwsze);
• zasada grupowania – u ludzi, którzy są do nas podobni (np. z ubioru, zajmowanego stanowiska) dostrzegamy także podobieństwo w przyjmowanych postawach i wartościach;
• dbanie o zgodność przekazywanych treści – unikanie przekazywania sprzecznych czy niespójnych komunikatów;
• zadbanie o potwierdzenie, czy intencje nadawcy zostały właściwie zrozumiane (przełożony powinien upewnić się, że podwładny rozumie twoje polecenia);
• zwracanie uwagi na sens, a nie formę wypowiedzi – zrozumienie treści przekazu jest pełniejsze, kiedy staramy się uchwycić sens całej wypowiedzi, a nie jej poszczególne fragmenty.

Skuteczna komunikacja jest prawdziwą sztuką – wymaga zarówno skupienia, jak i cierpliwości oraz chęci. Można się jednak nauczyć właściwego sposobu przekazywania informacji, co pomaga uniknąć nieporozumień i kłopotów, efektywniej zarządzać ludźmi, zaś w efekcie – całą firmą.