Jak zarządzać zespołem pracowników

Nareszcie awansowałeś. Masz pod sobą kilku, kilkudziesięciu podwładnych i zamiast cieszyć się z sukcesu, borykasz się z problemami związanymi z zarządzaniem zespołem. Jak tego uniknąć? Jak zostać przywódcą zespołu i podnieść efektywność swoich pracowników?

Co to jest zespół?

Zespół jest grupą ludzi, zorganizowanych w celu wspólnego wykonywania pewnego zadania bądź grupą ludzi, wykonujących podobną pracę bądź podlegających tej samej osobie. Zespoły różnią się pomiędzy sobą, zarówno pod względem struktury, potrzeb, jak i składu.

Możemy spotkać:
• zespoły funkcjonalne – grupa pracowników odpowiadająca przed tym samym przełożonym. Mogą oni (ale nie muszą) pracować wspólnie nad osiągnięciem celów postawionych przed zespołem;
• zespoły interdyscyplinarne – grupa pracowników z różnych działów organizacji. Swój czas pracy członkowie zespołu dzielą pomiędzy pracę w zespole i wykonywanie swoich zwyczajowych obowiązków;
• zespoły zadaniowe (ad-hoc) – grupa osób powołanych do zespołu czasowo, w celu rozwiązania danego problemu;
• komitet – pracująca w trybie ciągłym grupa opracowująca i kontrolująca politykę firmy, obowiązujące procedury itp.

Jak już zauważył Roosevelt, zespół może osiągnąć dużo lepsze rezultaty, niż jeden człowiek. Połączone umiejętności wielu ludzi oraz ich odmienne doświadczenia dają efekt synergii, tj. zespół może szybciej reagować na zmiany rynkowe, gospodarcze, szybciej pracować i podejmować decyzje. Ponadto, dla wielu pracowników członkostwo w zespole daje satysfakcje oraz motywuje do działania.

Problemy wynikające z funkcjonowania zespołów

Zespoły nie zawsze są jednak najlepszym rozwiązaniem. Osoba odpowiedzialna za pracę zespołu powinna być świadoma, że niekiedy bardziej efektywna jest praca jednostkowa. Musi również liczyć się z problemami związanymi z zarządzaniem grupą ludzi, tj.:
• niejasne cele;
• brak współpracy pomiędzy członkami zespołu;
• kierowanie zespołem wymaga czasu;
• sprzeczności w zakresie umiejętności oraz kompetencji poszczególnych członków zespołu mogą powodować spadek wydajności pracy poszczególnych osób;
• ryzyko spowolnienia procesu decyzyjnego;
• dominacja wewnątrz zespołu jednej grupy, co może pociągać za sobą spadek wydajności całego zespołu.

Osoba odpowiednio kierująca zespołem powinna zwrócić uwagę na ryzyko pojawienia się podobnych dysfunkcji i przygotować się wcześniej do nich. Odpowiednie przeciwdziałanie im, jest warunkiem niezbędnym do stworzenia efektywnego zespołu.

Jak zarządzać zespołem pracowników

Pamiętaj o celu!
Przed rozpoczęciem prac zmierzających do skompletowania zespołu, warto poświęcić nieco czasu i proces ten dokładnie zaplanować. Stworzenie efektywnej drużyny wymaga sporo pracy i wysiłku, ale nie ulega wątpliwości, że rezultaty są warte poświęceń.

Przede wszystkim należy pamiętać, że każdy zespół tworzony jest w konkretnym celu, który powinien być znany członkom tego zespołu. Konieczna jest odpowiedź na następujące pytania:
• czy cel działania został jasno określony?
• czy budżet i harmonogram prac są realistyczne?
• czy dostępne zasoby wystarczą do osiągnięcia celu?
• czy zespół posiada wystarczająca swobodę i wsparcie, by zrealizować wyznaczony cel?

Jeśli odpowiedź na choć jedno z powyższych pytań brzmi „nie”, przywódca zespołu powinien w pierwszej kolejności zająć się stworzeniem warunków umożliwiających osiągnięcie celu.